Notary Public en línea (RON): firme desde donde esté

La certificación de firmas en línea (conocida como RON, por sus siglas en inglés) le permite certificar un documento en una videollamada segura en lugar de hacerlo en persona. Texas la permitió temprano: es legal aquí desde el 19 de agosto de 2018, bajo el Capítulo 406, Subcapítulo C del Código de Gobierno de Texas y las reglas de la Secretaría de Estado en el Código Administrativo de Texas, Título 1, Capítulo 87. Gwen tiene dos comisiones del Estado: la tradicional de Notary Public y, aparte, la de Notary Public en línea. Ese orden lo exige la ley: en Texas nadie puede tener la comisión en línea sin tener antes la tradicional.

Para quién es

• Usted está de viaje, destacado con las fuerzas armadas, o vive en otro estado o en el extranjero. En una sesión en línea, quien firma puede estar en cualquier parte.
• Usted está en Texas pero a horas de Addison (Houston, El Paso, el Valle) y no tiene sentido pagarle a nadie por manejar.
• Dos personas tienen que firmar el mismo documento desde dos lugares distintos.
• Lo necesita pronto, y una videollamada no requiere ningún viaje.

Si usted está dentro de nuestro radio de manejo y el documento es sencillo, muchas veces una cita a domicilio resulta más tranquila. Se lo diremos si así es.

Lo primero que tiene que saber

En Texas, los testamentos, los codicilos y los fideicomisos testamentarios no pueden certificarse de forma remota. La ley de Texas excluye expresamente esos documentos de la certificación remota y electrónica: hay que firmarlos en persona, en papel, con la Notary Public presente. Si su documento es un testamento, un codicilo que modifica un testamento o un fideicomiso creado dentro de un testamento, deténgase aquí y reserve una cita en persona para documentos sucesorios. No hay atajo, y cualquier servicio que le ofrezca uno está equivocado.

Qué pasa, paso a paso

1. Usted envía el documento antes. Debe estar completo y sin firmar, subido en PDF a la plataforma aprobada que usamos.
2. Verificación de la identificación. La plataforma analiza su identificación oficial con foto para confirmar que la credencial es auténtica y no está alterada.
3. Autenticación por preguntas. Usted responde una serie corta de preguntas sobre su historial personal, generadas a partir de datos públicos y comerciales: cosas que solo usted sabría. Este paso se aprueba o no se aprueba, y lo fija la regla del Estado, no nosotros.
4. La sesión de video. Usted y Gwen se reúnen en vivo, con audio y video encendidos. Ella confirma que usted es la persona de la identificación, que entiende el documento y que firma por voluntad propia.
5. Usted firma electrónicamente. Gwen aplica su sello electrónico y su firma, protegidos con el certificado digital x.509 que exige su comisión en línea, de modo que cualquier alteración posterior del documento sea detectable.
6. Usted recibe el documento firmado en la misma sesión, y el acto queda anotado en su libro de registro electrónico.

La grabación, y por qué existe

Toda la sesión se graba en audio y video, y Texas exige conservar esa grabación durante cinco años. Se guarda de forma segura y le protege a usted tanto como a cualquiera: si después alguien afirma que usted no firmó, o que lo presionaron para firmar, existe un registro de lo que ocurrió realmente. Es mejor que lo sepa antes de empezar, no después.

Qué necesita tener listo

• Una identificación oficial con foto y vigente. La plataforma la escanea, así que la tarjeta física tiene que estar en su mano.
• El documento en PDF, con todos los espacios ya llenados por usted excepto la firma, y todavía sin firmar: usted lo firma durante la sesión, delante de Gwen.
• Todos los documentos que lo acompañan: anexos, adjuntos y cualquier hoja de instrucciones de quien lo va a recibir.
• Un equipo con cámara y micrófono que funcionen y una conexión estable para video. Una computadora portátil facilita leer lo que va a firmar más que un teléfono.
• Un lugar tranquilo y privado. Nadie debe estar fuera de cámara indicándole qué decir.
• Los testigos que su documento requiera. Nosotros no proporcionamos testigos, así que usted consigue los suyos con anticipación. Pueden participar en la sesión remota y cada uno pasa por las mismas verificaciones de identidad que usted.

Cuánto cuesta

Texas le pone tope. Quien tiene comisión en línea puede cobrar hasta $25 por cada certificación en línea según el Código de Gobierno de Texas § 406.111, y eso es además de la tarifa del acto en sí bajo el § 406.024. Es decir, una sola firma certificada en línea cuesta como máximo $10 más $25: $35 en tarifas permitidas por el Estado. No hay tarifa de viaje, porque no hay viaje.

Las tarifas que el Estado fija para los actos de certificación están establecidas en el Código de Gobierno de Texas § 406.024 y § 406.111. Las tarifas de viaje y de conveniencia son aparte y no forman parte de esas tarifas fijadas por el Estado.

Dónde funciona

En una sesión en línea, usted, quien firma, puede estar en cualquier parte: en Texas, en otro estado o fuera de los Estados Unidos (Código de Gobierno de Texas § 406.110(a)). Gwen siempre está físicamente en Texas cuando realiza el acto (Código Administrativo de Texas, Título 1, § 87.41(b)). En una cita en persona es al revés: usted tiene que estar físicamente en Texas cuando firma, pero puede vivir en cualquier estado. Que la entidad que recibe el documento lo acepte certificado a distancia es decisión de ella, no nuestra: si un registro del condado, un prestamista o un gobierno extranjero ya le dijo que la firma debe ser en papel, créales y reserve una cita en persona.

Lo que NO hacemos

Certificamos las firmas de los documentos que usted nos entrega: no los preparamos, no los redactamos, no los elegimos ni le aconsejamos sobre ellos. Gwen es Notary Public con comisión de Texas y no ejerce el derecho. No puede darle asesoría legal, no puede decirle qué documento necesita y no puede decirle cómo llenar sus papeles ni qué escribir en ellos. Tampoco puede decirle si la sesión remota es la opción correcta para su documento en particular. Pregúntele a quien va a recibirlo, o a un attorney con licencia para ejercer el derecho en Texas.

Empiece una sesión

Díganos qué tipo de documento es y en qué zona horaria está, y le diremos con franqueza si la vía en línea le conviene o si es mejor que vayamos hasta usted. Solicite una sesión en línea.