Servicio de apostilla: documentos de Texas para el extranjero

Si un documento de Texas tiene que ser aceptado por un gobierno, un tribunal, un banco o una universidad de otro país, el sello de la Notary Public casi nunca basta. Ese país quiere prueba de que quien firmó tenía realmente comisión del Estado de Texas. El certificado que da esa prueba se llama apostilla y, en Texas, solo la Secretaría de Estado puede emitirla. Ninguna oficina privada ni ningún servicio de mensajería puede emitir una apostilla, y quien le dé a entender lo contrario le está vendiendo algo que no puede cumplir.

Tres palabras que se confunden

• Certificación de firma. Una Notary Public con comisión de Texas verifica quién firmó el documento y registra el acto. Ese es el paso que hace Gwen.
• Apostilla. La Secretaría de Estado de Texas certifica que la comisión de quien firmó es auténtica, usando el certificado estándar creado por el Convenio de La Haya. Los países miembros del Convenio de La Haya la aceptan por sí sola.
• Autenticación. Es la vía para los países que no pertenecen al Convenio de La Haya. La Secretaría de Estado certifica el documento y después normalmente hay que llevarlo al Departamento de Estado de los Estados Unidos y al consulado o la embajada del país donde se va a usar el documento. Es una cadena más larga, y el consulado pone sus propias reglas.

Lo primero que hay que averiguar, antes de firmar nada, es cuál de estas cosas pide el país que va a recibir el documento. Pregúnteles directamente y, si puede, por escrito.

Documentos que esto suele cubrir

• Poderes para asuntos de propiedad o de familia en el extranjero.
• Declaraciones juradas de soltería y documentos para casarse en otro país.
• Diplomas, certificados de calificaciones y expedientes escolares.
• Documentos corporativos: actas constitutivas, resoluciones, certificados de vigencia.
• Trámites de adopción.
• Declaraciones juradas para tribunales extranjeros.

Las copias de registros vitales (actas de nacimiento, de defunción y de matrimonio) van por otra vía. En Texas, un Notary Public no puede certificar la copia de un registro vital: usted necesita una copia certificada emitida por la oficina que la custodia, y esa copia es la que va a la Secretaría de Estado.

Qué pasa, paso a paso

1. Usted nos dice el país donde se va a usar el documento, y cuál es el documento. Eso determina si toca apostilla o autenticación, y si el documento necesita certificación de firma.
2. Certificamos lo que haya que certificar, en su casa o su oficina, en el punto de reunión de Gwen en Addison, o en línea cuando el documento lo permite.
3. Enviamos sus documentos por correo a la Secretaría de Estado de Texas en Austin, con rastreo, la tarifa del Estado, el formulario de solicitud que usted llenó y un sobre de devolución prepagado.
4. El Estado emite la apostilla y la adjunta a su documento.
5. Damos seguimiento hasta que el Estado devuelve el documento terminado en el sobre de devolución prepagado.

Lo que cobra el Estado y lo que cobramos nosotros

Son dos cuentas distintas y nunca las mezclamos.

Addison Notary no está afiliada a la Secretaría de Estado de Texas y no puede emitir apostillas; preparamos y enviamos su solicitud, y la Secretaría de Estado la resuelve.

Los $15 son la tarifa del Estado, no de Gwen. Nuestra tarifa es de $95 por documento por la gestión de la apostilla: preparar la solicitud, enviarla por correo a la Secretaría de Estado en Austin con rastreo y un sobre de devolución prepagado, y darle seguimiento hasta que regrese. El franqueo se cobra al costo. Cualquier certificación de firma va aparte: la tarifa del Estado de $10 por firma certificada, más una tarifa de visita: $5 en el punto de reunión de Gwen en Addison (entre semana, con cita), o la tarifa de visita de su zona si ella va hasta usted. La entrega en persona en Austin está disponible si la pide, y se cotiza por separado.

Las tarifas que el Estado fija para los actos de certificación están establecidas en el Código de Gobierno de Texas § 406.024 y § 406.111. Las tarifas de viaje y de conveniencia son aparte y no forman parte de esas tarifas fijadas por el Estado.

Cuánto tarda

No le vamos a dar un número de días. La Secretaría de Estado fija su propio tiempo de trámite: su sitio web dice que las solicitudes por correo pueden tardar hasta dos semanas desde el día en que se reciben, y los tiempos reales varían según el volumen. Quien le prometa un plazo garantizado para una apostilla de Texas está adivinando. Lo que sí hacemos es enviarle el número de rastreo el día en que su solicitud sale por correo.

Qué debe tener listo

• Una identificación oficial con foto y vigente por cada firmante.
• Si todavía necesita certificación de firma, el documento ya redactado y con todos los espacios llenados por usted, excepto la firma. No redactamos ni llenamos documentos.
• Todos los documentos que lo acompañan: anexos y adjuntos.
• No lo firme antes de la cita. Algunos documentos tienen que firmarse delante de la Notary Public, y Gwen no siempre puede saber de antemano si el suyo es uno de ellos, así que lo seguro es esperar.
• El país donde se va a usar el documento y el nombre de la oficina o la persona que lo recibirá allí.
• Cualquier hoja de instrucciones que le hayan dado. Si exigen un texto específico, necesitamos verlo antes de firmar el documento, no después.

Lo que NO hacemos

Certificamos las firmas de los documentos que usted nos entrega: no los preparamos, no los redactamos, no los elegimos ni le aconsejamos sobre ellos, y no podemos decirle qué va a aceptar una autoridad extranjera. Gwen es Notary Public con comisión de Texas y no ejerce el derecho. No puede darle asesoría legal, no puede decirle qué documento necesita y no puede decirle cómo llenar sus papeles ni qué escribir en ellos. Tampoco emite apostillas: solo la Secretaría de Estado de Texas las emite. Para requisitos de traducción, preguntas migratorias o cualquier cosa que dependa de la ley de otro país, consulte a un profesional calificado en esa materia.

Empecemos

Envíenos el país donde se va a usar el documento, el tipo de documento y si ya está firmado. Recibirá una cotización por escrito con la tarifa del Estado y la nuestra en líneas separadas. Vea también testamentos y poderes y el servicio móvil. Pregunte por una apostilla.