Certificación en línea o servicio móvil: cómo elegir en Texas

Texas le da una opción real. Puede pedir que alguien vaya a donde usted está, o puede comparecer por video en vivo sin levantarse del escritorio. Las dos formas son plenamente válidas bajo la ley de Texas. Lo que no son es intercambiables, y la diferencia entre ellas no es la comodidad: es cuál es el documento.

La certificación remota es ley firme en Texas

Texas se adelantó. La certificación remota en línea es legal en Texas desde el 19 de agosto de 2018, conforme al Capítulo 406, Subcapítulo C del Código de Gobierno, con el detalle operativo en el Capítulo 87 del Código Administrativo de Texas. No es una medida de emergencia que pueda vencerse: es ley establecida desde hace años.

Los requisitos son exigentes, y esa es justamente la idea:

• Hay que tener ya la comisión tradicional de Notary Public de Texas. La comisión en línea es una segunda solicitud aparte, no una mejora de la primera.
• Ser mayor de 18 años y residente de Texas.
• Usar una plataforma aprobada y contar con un certificado digital x.509 y un sello electrónico conformes.
• Cada firmante pasa por verificación de identidad y autenticación basada en conocimiento: análisis de la identificación más preguntas tomadas de datos públicos y comerciales que solo esa persona debería poder contestar.
• Toda la sesión se graba en audio y video, y la grabación debe conservarse cinco años.

La mayoría de los profesionales móviles del área de Dallas–Fort Worth no tiene la comisión en línea. Gwen tiene las dos.

La exclusión que decide la mayoría de los casos

Esto es lo primero que conviene saber: en Texas, los testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios están expresamente excluidos de la certificación remota y electrónica. Se tienen que firmar en persona.

Esa sola regla resuelve buena parte de la decisión, porque los documentos que las familias necesitan certificar con más urgencia, los papeles de herencia que aparecen cuando alguien se enferma, son exactamente los que Texas mantiene dentro del cuarto. Un testamento firmado por video, con la declaración de autoprobación certificada a distancia, no es un atajo: es un defecto que quizá no se descubra hasta la sucesión.

Por eso la primera pregunta nunca es "cuál me conviene más". Es: ¿este documento es elegible?

La comparación

Cuándo conviene la sesión en línea

• Usted no está en Texas, pero el documento sí. Quien certifica es quien debe estar físicamente en Texas, así que puede atender a un firmante que esté en cualquier parte. Este es el mejor argumento a favor de la sesión remota, y por mucho.
• Lo necesita en la próxima media hora. No hay tiempo de traslado.
• Es una sola firma en un documento elegible. Un techo de $35 sin tarifa de viaje es difícil de superar.
• Hay varios firmantes en ciudades distintas y el documento admite firma electrónica.
• El costo es lo que decide y el documento califica.

Cuándo conviene lo presencial, o es la única vía

• Es un testamento, un codicilo o un fideicomiso testamentario. No es preferencia. Texas los excluye de plano de la certificación remota.
• El firmante está en un hospital, un asilo o cuidado de memoria. Además de lo difícil que resulta una sesión de video junto a una cama, la presencia física permite valorar bien si la persona entiende y firma por voluntad propia, que es justo lo que se examina después en un documento de herencia.
• El firmante está en una cárcel o centro de detención. El centro controla el acceso; una sesión remota no es opción.
• El receptor exige un original con tinta. Algunos secretarios de condado, consulados, bancos y compañías de títulos todavía lo piden. Pregunte antes de reservar cualquier cosa.
• El documento va al extranjero. La apostilla la emite la Secretaría de Estado de Texas sobre un documento físico, así que planee todo el camino hasta la apostilla antes de elegir formato. La guía de tarifas cubre su costo.
• Es probable que falle la verificación de identidad. La autenticación por preguntas se apoya en historiales crediticios y registros públicos estadounidenses. Alguien que llegó hace poco al país, o con muy poco historial, puede ser perfectamente identificable en persona y aun así no pasar el cuestionario. Pasa seguido y no dice nada del firmante.
• El firmante no se siente cómodo con la tecnología, o la conexión no aguanta una sesión de video grabada.
• Es un paquete grande y alguien tiene que mantener cien páginas en orden y firmadas donde corresponde.

Tres preguntas antes de reservar cualquiera de las dos

1. ¿El receptor acepta un documento certificado electrónicamente? Pregúntele a la compañía de títulos, al secretario del condado, al banco, al consulado o a la agencia. Que la ley de Texas lo permita no obliga a un receptor privado a aceptarlo. Esta pregunta es la que más retrabajo ahorra.
2. ¿El documento está en la lista de exclusiones? Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios se firman en persona en Texas.
3. ¿Todos los firmantes van a pasar la verificación? Si alguien tiene historial crediticio nuevo o escaso, planee lo presencial.

Lo que ofrece Gwen

Gwen tiene la comisión tradicional de Notary Public de Texas y la comisión de Online Notary Public de Texas. Eso significa que la decisión se toma según el documento y no según lo que ella tenga a la mano. Si la sesión remota es de verdad el mejor camino, se lo va a decir. Y si su documento es de los que Texas mantiene dentro del cuarto, también se lo dirá, antes de reservar, no en la cita.

En persona cubre veinte millas de camino desde Addison: Carrollton, Richardson, Plano, Farmers Branch, Coppell, Frisco, Las Colinas, University Park, Highland Park, Garland, Lewisville, The Colony y el norte de Dallas. En línea puede atender a firmantes en cualquier lugar de EE. UU.

Dígale cuál es el documento y le confirmará para qué vía es elegible y cuánto cuesta antes de agendar nada. Sobre las visitas en persona vea el servicio móvil y qué hace un Notary Public móvil; para papeles de herencia, lea testamentos, cartas poder y la declaración de autoprobación.

Gwen es Notary Public del Estado de Texas. No es attorney, no puede orientarle sobre la ley ni decirle qué documento necesita. Certifica firmas en documentos que usted provee; no los prepara, redacta, elige ni opina sobre ellos.