Qué anota un Notary Public de Texas sobre usted, y qué no puede anotar

La gente suele estar tranquila con el sello y algo inquieta con el libro. El Notary Public abre un libro de registro empastado, escribe treinta segundos y lo cierra, y nadie explica nunca qué quedó ahí dentro. Tratándose de un documento tan personal como un poder médico o la escritura de una casa, es una duda razonable.

La respuesta corta es que Texas es inusualmente específico en este punto. El registro es obligatorio, una parte está fijada por reglamento, y hay una categoría de información expresamente prohibida. Esta guía explica qué se anota, qué no, cuánto tiempo se conserva y por qué todo eso juega a su favor.

El registro no es opcional

El Código de Gobierno de Texas § 406.014 exige llevar un libro de registro de los actos realizados. La Secretaría de Estado de Texas es explícita en que ese libro debe mantenerse se cobren o no honorarios, así que una firma gratuita para un vecino lleva su entrada igual que una cobrada en una mesa de cierre.

El reglamento del 1 TAC capítulo 87, subcapítulo F construye el resto del marco, con reglas tituladas § 87.50 sobre información personal prohibida, § 87.51 sobre la forma del libro, § 87.52 sobre información pública, § 87.53 sobre el incumplimiento al entregarla y § 87.54 sobre conservación de registros. Que exista una regla titulada "información pública" es la pista de lo que este libro realmente es: no un diario privado, sino un registro.

La regla que conviene saberse de memoria

Si de este artículo recuerda una sola cosa, que sea esta.

El 1 TAC § 87.50 prohíbe anotar en el libro de registro un número de identificación emitido por el gobierno, cualquier otro número identificador o datos biométricos, incluida una huella digital.

Es una prohibición, no una preferencia. Por lo tanto:

• El número de su licencia de conducir no entra en el libro.
• El número de su pasaporte no entra en el libro.
• Su número de seguro social desde luego no entra en el libro.
• Su huella digital no entra en el libro.

El Notary Public revisa su identificación con cuidado durante la cita, porque tiene que quedar convencida de que usted es quien dice ser. Revisar es el punto. Transcribir los números es lo que Texas descartó. Si alguien en Texas le pide la huella para su libro de registro, esa petición no corresponde con la regla.

Esto le importa sobre todo a quien ya es cauteloso con sus documentos: quien firma papeles relacionados con trámites migratorios, quien ha pasado por un robo de identidad, o las personas mayores cuyas familias están pendientes. En los tres casos la respuesta es la misma, y es una regla, no una promesa.

Cuánto se conserva, y por qué hay dos respuestas

En Texas hay dos plazos de conservación, y no coinciden.

Actos tradicionales: diez años. El § 406.014(g), añadido por la ley SB 693 en la sesión legislativa de 2025 y vigente desde el 1 de septiembre de 2025, exige conservar el libro de registro diez años desde la fecha del acto. Es un aumento considerable, y llegó en la misma ley que estableció la educación obligatoria y creó el delito de comparecencia personal del § 406.0091.

Actos en línea: al menos cinco años. El § 406.108(c) exige que un Online Notary Public conserve el registro electrónico de cada sesión, incluida la grabación de audio y video, durante al menos cinco años. La ley SB 693 no modificó esa sección, así que el desajuste es real y no un error de lectura.

La práctica conservadora, y la que documenta este sitio, es guardar también diez años los registros en línea, para que el firmante reciba la misma respuesta sin importar cómo se realizó el acto. No mantener los registros del § 406.014 es en sí mismo un motivo para que actúe la Secretaría de Estado, añadido como § 406.009(d)(6) por la misma ley de 2025.

Las sesiones en línea se graban

Esto sorprende a quien elige una sesión remota por comodidad, así que conviene decirlo antes de reservar y no después.

Una sesión en línea queda grabada. Según el § 406.108(c), el registro electrónico incluye el audio y el video de la sesión, y se conserva. La verificación de identidad y el análisis de credenciales ocurren dentro de la plataforma, y todo está diseñado para poder revisarse más adelante, que es justamente el objetivo.

El certificado también queda marcado. Según el 1 TAC § 87.41(e), todo certificado del acto en línea debe declarar "This notarial act was an online notarization." Omitirlo es causa de sanción bajo el 1 TAC § 87.31(20). Así que una sesión en línea se reconoce como tal a simple vista en el documento, de forma permanente.

Dos puntos más sobre las sesiones remotas caben aquí. Según el § 406.110(a), el firmante puede encontrarse físicamente en cualquier lugar, mientras que el 1 TAC § 87.41(b) exige que el Online Notary Public esté físicamente en Texas en el momento del acto. Y el § 406.109(c) establece que la firma electrónica solo puede usarse para actos en línea, de modo que las dos comisiones no se mezclan. La guía comparativa explica cuándo conviene una sesión remota.

Lo que lleva el sello

El sello también es un registro, en miniatura. Según el § 406.013, el sello lleva el nombre y los datos de la comisión, y para las sesiones en línea el § 406.101(5) exige que el sello electrónico confirme el nombre, la jurisdicción, el número identificador y la fecha de vencimiento de la comisión del Online Notary Public.

Así es como una agencia receptora comprueba, años después, que quien selló su documento tenía una comisión de Texas vigente el día que lo hizo. Es también la razón por la que el § 406.016(b) prohíbe firmar un certificado del acto con un nombre distinto de aquel bajo el cual se otorgó la comisión: quien se casó hace poco y no ha actualizado su comisión sigue firmando como la tiene, porque el sello y la firma deben coincidir con el registro público.

En la misma línea, el § 406.019 exige avisar a la Secretaría de Estado de un cambio de domicilio dentro de diez días. El efecto práctico para usted es que sigue siendo localizable, algo que importa si un documento que selló se cuestiona mucho después de la cita.

El registro del dinero

El dinero tiene su propio papeleo, en otro capítulo del Código de Gobierno.

• § 603.006: el funcionario que por ley puede cobrar por un servicio debe llevar un libro de honorarios y anotar en él todos los cobros por servicios prestados.
• § 603.007: el cobro no es exigible hasta que se entregue, o se esté listo para entregar, una factura por escrito con el desglose. En términos claros: usted puede pedir una factura detallada y tiene derecho a ella.
• § 603.008: debe mantenerse publicada en todo momento, en un lugar visible, una lista completa de las tarifas que la ley permite cobrar. El servicio a domicilio no tiene oficina al público, así que el sitio web es esa lista publicada; eso es lo que hace la tabla de tarifas dentro del aviso legal al pie de cada página.

El desglose no es burocracia porque sí. El § 406.024(b) establece que solo se puede cobrar por un reconocimiento o acto oficial del § 406.024(a), y nunca por encima del monto autorizado. Una tarifa de viaje anotada como tarifa del acto documentaría un cobro excesivo que nunca ocurrió, y por eso el viaje va siempre en renglón aparte. La guía de tarifas recorre toda la estructura.

Lo que no se queda

Conviene decirlo, porque la gente supone lo contrario.

• Su documento no. No se guarda copia. Usted se va con el original y con todas sus páginas.
• Ningún trámite. No se presenta ante el condado, no se inscribe una escritura ni se envía nada a nadie. Eso son servicios aparte que habría que contratar específicamente.
• Ninguna opinión sobre el contenido. El registro es del acto, no del papeleo. La certificación acredita quién firmó, no qué se firmó, que es el tema de lo que un Notary Public de Texas puede y no puede hacer.

Por qué el registro está de su lado

Aquí está el beneficio práctico, y es la razón para preferir a alguien cuidadoso antes que a alguien rápido.

Suponga que una carta poder firmada en 2026 se cuestiona en 2033. Un pariente dice que el firmante estaba confundido ese día, o que ni siquiera estaba, o que la firma no es suya. El documento por sí solo no puede responder a eso: es un papel con una firma. El registro sí puede: muestra que ese acto se realizó, en esa fecha, para esa persona, que compareció en persona.

Los diez años de conservación del § 406.014(g) no son una carga administrativa inventada. Es aproximadamente el tiempo que tarda en aflorar una disputa familiar. Lo mismo vale para la grabación de audio y video de una sesión en línea, que responde mucho mejor a la pregunta "¿la presionaron?" que la memoria de cualquiera siete años después.

Por eso también existen las negativas. Quien se salta la comparecencia personal o sella un documento de un firmante que no podía seguir lo que ocurría ha producido un registro que no va a resistir un examen. El artículo sobre cuándo un Notary Public de Texas tiene que negarse recorre cada uno de esos motivos.

La versión corta

• Toda certificación lleva entrada en el libro, cobrada o gratuita (§ 406.014).
• Sus números de identificación y sus huellas no pueden anotarse ahí (1 TAC § 87.50).
• Los registros tradicionales se guardan diez años (§ 406.014(g), vigente desde el 1 de septiembre de 2025).
• Los registros en línea, incluida la grabación, se guardan al menos cinco años (§ 406.108(c)), y diez es la práctica más segura.
• Todo certificado en línea debe declarar que el acto fue una sesión en línea (1 TAC § 87.41(e)).
• Usted puede pedir una factura detallada (§ 603.007), y la lista de tarifas está publicada (§ 603.008).
• Se registra el acto. No se guarda su documento.

Si tiene dudas sobre qué quedará anotado en su cita, pregunte antes de reservar. Envíele los datos a Gwen y le confirmará el acto, la identificación que debe traer y la tarifa completa por adelantado. Si es su primera vez, quizá le sirva también la guía paso a paso.

Gwen es Notary Public del Estado de Texas. No ejerce la profesión jurídica, no puede orientarle sobre la ley ni decirle qué documento necesita. Certifica firmas en documentos que usted provee; no los prepara, redacta, elige ni opina sobre ellos.