Qué hace un Notary Public móvil y cuándo necesita uno

Casi todas las certificaciones de firma ocurren porque antes pasó otra cosa. Internan a un padre y la familia descubre que la carta poder nunca se firmó. El cierre de una casa está fijado para el jueves y uno de los firmantes está en otra ciudad. Un familiar detenido tiene que firmar la transferencia de un título. En todos esos casos el documento no es el problema: el problema es juntar a la persona correcta, al Notary Public y los papeles en el mismo lugar y a la misma hora.

Para eso existe el servicio móvil. Gwen va a donde usted esté.

A dónde va realmente un servicio móvil

Hospitales y firmas junto a la cama

Es la llamada urgente más frecuente. Un paciente necesita firmar una carta poder, un poder médico o una directiva anticipada mientras todavía puede firmar y todavía entiende lo que firma. Las firmas en hospital tienen su propio ritmo: horarios de visita, personal de enfermería, un cuarto que puede ser compartido y la pregunta práctica de si el paciente puede sostener una pluma. El personal de enfermería no puede certificar firmas, y contar con que el hospital tenga a alguien disponible en ese momento no es realista.

Conviene decirlo con claridad: el Notary Public tiene que quedar convencido de que el firmante entiende lo que firma y firma por voluntad propia. Si el paciente está muy sedado, no responde o claramente no puede seguir lo que ocurre, la certificación no puede realizarse. No es rigidez: una firma tomada de alguien que no podía entenderla es lo primero que un tribunal anula.

Asilos, vivienda asistida y cuidado de memoria

Terreno parecido, menos presión de tiempo y la misma pregunta sobre capacidad. Las familias de Addison, Richardson, Plano, Carrollton y Garland organizan estas visitas sobre todo para documentos de herencia. Los centros suelen pedir aviso en recepción, y una sala común tranquila funciona mejor que la habitación.

Cárceles y centros de detención

Aquí es obligatorio reservar con antelación. El centro fija las reglas de visita, los requisitos de identificación y lo que se puede ingresar; algunos exigen revisar el documento antes. Es un trabajo especializado y el mercado de DFW lo cobra así: espere un recargo sobre la tarifa de viaje normal.

Aeropuertos

El aeropuerto de Addison está dentro del pueblo, y los viajeros de negocios que firman entre vuelos son una llamada habitual. También se atiende DFW International y Love Field, con la tarifa de visita fijada según la zona de la dirección y confirmada en la cotización por escrito antes de reservar.

Mesas de cierre, oficinas y casas

Las compañías de títulos, los prestamistas y los despachos usan servicio móvil cuando el firmante no puede ir. Refinanciamientos, hipotecas inversas y paquetes de venta se firman con regularidad en la mesa de una cocina en Coppell o en una sala de juntas en Las Colinas, y no en la oficina de títulos. Las empresas de Farmers Branch, Frisco y el norte de Dallas reservan visitas en sitio para que seis empleados no pierdan una hora cada uno manejando.

Fuera de horario y fines de semana

Noches, madrugadas, fines de semana y días festivos se pueden reservar. Cuestan más (es la práctica honesta del mercado y está explicada en la guía de tarifas), pero la opción existe, que es justo lo que importa cuando algo tiene que firmarse antes del lunes.

Una cita real, de principio a fin

1. Usted manda los datos. Qué documento es, dónde está usted, cuándo lo necesita y cuántas firmas hay. Gwen confirma si es algo que un Notary Public puede hacer. Hay cosas que no, como certificar la copia de un acta de nacimiento.
2. Recibe la cotización antes de que ella salga. La tarifa del acto y la tarifa de viaje, por separado y por escrito. Sin sorpresas en la puerta.
3. Llega con su sello, su libro de registro y su comisión. Trae todo lo necesario para completar el acto.
4. Revisa la identificación. De cada firmante, uno por uno. Este paso no se puede saltar ni hacer por alguien que salió un momento.
5. Confirma el certificado. El reconocimiento y la declaración jurada son actos distintos con textos distintos. Si el documento no trae certificado, usted o su attorney eligen cuál corresponde; ella no puede elegir por usted.
6. Usted firma. En una declaración jurada, delante de ella y después de jurar o afirmar que el contenido es verdadero. En un reconocimiento, usted confirma que la firma es suya.
7. Ella completa, sella y anota el acto. La entrada queda en su libro de registro, que Texas ahora exige conservar diez años.
8. Usted se queda con el documento. Ella no lo presenta, no lo inscribe ni lo envía a ningún lado, salvo que eso sea un servicio aparte que usted haya contratado.

Una cita de un solo documento suele durar de quince a veinte minutos. Un paquete de préstamo toma una hora o más, sencillamente porque son muchas más páginas.

Lo que usted debe tener listo

• Identificación con foto, emitida por el gobierno y vigente, de cada persona que firma. No una fotocopia ni una foto en el teléfono: la tarjeta física.
• El documento ya redactado y con todos los espacios llenados por usted, excepto la firma. Todas las páginas, todos los anexos y los documentos que lo acompañan.
• No lo firme antes de la cita. Algunos documentos tienen que firmarse delante del Notary Public, y Gwen no siempre puede saber de antemano si el suyo es uno de ellos, así que lo seguro es esperar.
• Los testigos que exija el documento. Los testigos son algo aparte del Notary Public. Gwen no proporciona testigos: consiga y traiga los suyos, cada uno con identificación con foto, y pregunte a quien preparó el documento cuántos necesita.
• Todas las personas que deben firmar, presentes. Un cónyuge que salió a hacer mandados no puede firmar después en la misma visita.

La tarifa de viaje no es la tarifa del acto

Esto importa más de lo que parece. Texas limita lo que se puede cobrar por el acto en sí en el Código de Gobierno § 406.024: $10 por el reconocimiento o prueba de una escritura para la primera firma, $1 por cada firma adicional, y $10 por un juramento o afirmación con certificado y sello.

El viaje es otra cosa. Es un servicio privado, la ley no le pone tope y es perfectamente legal, siempre que se cotice y se detalle por separado y nunca se registre como tarifa del acto. Quien cobra $50 y escribe "notary fee" en su libro ha cobrado en papel cinco veces el máximo legal, y eso es perseguible. Quien cobra $10 por el acto más $40 de viaje, en dos renglones, no ha hecho nada indebido.

El mercado de Dallas–Fort Worth se mueve alrededor de una tarifa de viaje entre semana de $35 a $60, con salidas de fin de semana y días festivos más altas, las de madrugada todavía más, y normalmente $2.00 por milla más allá del radio indicado. Los paquetes de firma de préstamo empiezan cerca de $150. Son cifras del mercado, no una cotización: la guía de tarifas de Texas lo desglosa todo, y Gwen cotiza su cita concreta antes de reservarla.

Cuándo conviene una visita a domicilio

• El firmante no puede trasladarse: hospital, centro de cuidados, discapacidad, recuperación, detención.
• El documento no se puede certificar en línea. Texas excluye expresamente testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios de la certificación remota o electrónica, así que esos se firman en persona.
• Varios firmantes tienen que coincidir en un lugar que no es una oficina.
• Es domingo, o son las 7 de la mañana, o es el día antes del plazo.
• El paquete es grande y alguien tiene que mantener las páginas en orden.

Cuando nada de eso aplica y el documento es elegible, una sesión en línea suele ser más rápida y más barata. La comparación lado a lado explica cómo decidir.

Hasta dónde viaja Gwen

Dentro de veinte millas de camino desde Addison, Texas 75001: Carrollton, Richardson, Plano, Farmers Branch, Coppell, Frisco, Las Colinas y Valley Ranch en Irving, University Park, Highland Park, Garland, Lewisville, The Colony y el norte de Dallas, incluidos Galleria y Preston Hollow. Más allá también viaja, cotizando por distancia. En línea, atiende desde donde usted esté, cuando el documento lo permite.

Si ya sabe dónde está y qué necesita firmar, envíele los datos a Gwen: le confirmará la ventana de la cita, la identificación que debe traer y la tarifa completa antes de que nadie se suba al carro. Si es su primera vez, quizá le sirva la guía paso a paso.

Gwen es Notary Public del Estado de Texas. No es attorney, no puede orientarle sobre la ley ni decirle qué documento necesita. Certifica firmas en documentos que usted provee; no los prepara, redacta, elige ni opina sobre ellos.