Certificar la firma de quien no habla inglés en Texas

La certificación de una firma es un acto pequeño y preciso. Un Notary Public autorizado por el Estado de Texas confirma quién firmó un documento, que esa persona firmó por voluntad propia y que en ese momento parecía saber lo que estaba haciendo. Nada de eso exige que lea el documento. Todo eso exige que quede convencida sobre la persona que tiene enfrente.

Por eso el idioma importa. Si el Notary Public y el firmante no pueden comunicarse lo suficiente para que ella misma llegue a esas conclusiones, la cita no puede seguir adelante con seguridad, sin importar en qué idioma esté escrito el documento.

Esta guía explica qué dice realmente la ley de Texas sobre las firmas en otros idiomas, qué puede y qué no puede hacer un intérprete en la mesa, y cuál es la señal de alarma que Texas consideró tan grave como para convertirla en delito.

El documento no tiene que estar en inglés

Nada en el Código de Gobierno de Texas, capítulo 406, exige que un documento con sello esté escrito en inglés. Una firma puesta en un documento en español, vietnamita, coreano o árabe se puede certificar en Texas, porque el Notary Public no da fe del contenido de la página. Da fe de la firma y del firmante.

Ahí mismo está el límite. Según el Código de Gobierno de Texas § 406.016(d), un Notary Public que no tiene licencia para ejercer la profesión jurídica en Texas no puede orientar sobre la ley ni cobrar por hacerlo. No le va a leer el documento, ni en inglés ni en ningún otro idioma, ni le va a decir qué efecto tiene.

El certificado del acto es otra cosa. Es el bloque de texto que el Notary Public completa, firma y sella al final del documento. Las agencias de Estados Unidos por lo general lo esperan en inglés, y quien lo completa debe poder leerlo. Si la agencia que recibe el documento lo quiere en otro idioma, pregúntele a la agencia: elegir o modificar el texto del certificado por usted no es algo que un Notary Public de Texas pueda hacer.

De qué tiene que quedar convencida

De tres cosas, y solo de tres:

• Identidad. Quien firma es quien dice ser.
• Voluntad. Firma libremente, sin presión visible de nadie en la habitación.
• Conciencia del acto. Parece entender que en ese momento está firmando ese documento.

El idioma toca directamente las dos últimas. Un Notary Public no puede aceptar la palabra de un tercero de que el firmante está de acuerdo, ni de que sabe qué papeles son esos. Ese juicio le corresponde a ella y no puede delegarlo en nadie más de los presentes.

Llevar un intérprete

La posición honesta es esta: ni el capítulo 406 del Código de Gobierno de Texas ni el capítulo 87 del 1 TAC establecen un procedimiento para el uso de intérpretes en una certificación de firma. Texas no publica ningún requisito de certificación para el intérprete, ningún juramento previsto para ese papel y ningún formulario. Lo que sí hace la ley es dejar el deber de quedar convencida en manos del Notary Public, y un intérprete no le quita ese deber de encima.

Así que lo que sigue no es una lista legal. Es lo que hace que la cita funcione.

• Consiga usted el intérprete, con antelación. Avise al reservar que habrá uno. No dé por hecho que el Notary Public lleva intérprete.
• Elija a alguien imparcial. El peor intérprete posible es quien tiene algo en juego en el documento: un beneficiario, el apoderado nombrado en una carta poder, el comprador, el prestamista, el familiar que paga la operación. Si quien interpreta es parte interesada, demostrar después que la firma fue voluntaria se vuelve muy difícil, y ese es justo el punto que atacaría cualquier impugnación.
• El intérprete interpreta, y nada más. No firma por usted, no elige su formulario y no comparece en su lugar. Según el § 406.0091, añadido por la ley SB 693 y vigente desde el 1 de septiembre de 2025, certificar a sabiendas una firma de alguien que no compareció personalmente es un delito menor Clase A en Texas, y un delito grave de cárcel estatal cuando el documento transfiere bienes inmuebles o un interés sobre ellos.
• Que hable español es cómodo, no es un atajo. Hay profesionales que hablan un segundo idioma. Eso hace la cita más fluida y no cambia ninguna de las reglas anteriores: sigue sin poder explicarle el documento.
• Si no queda convencida, se detiene. No es obstruccionismo. Una firma tomada de alguien que no podía seguir lo que pasaba es lo primero que un tribunal anula. La guía sobre cuándo un Notary Public de Texas tiene que negarse explica qué sigue y cómo se arregla.

Identificación cuando usted no nació en Estados Unidos

Cada firmante necesita una identificación con fotografía, emitida por el gobierno y vigente, que lleve su foto y su firma. Un pasaporte extranjero, una tarjeta de residencia permanente, una licencia de conducir o tarjeta de identificación de Texas y una identificación militar estadounidense encajan sin problema. Traiga la tarjeta física, no una fotocopia ni una imagen en el teléfono.

Dos cosas prácticas aparecen una y otra vez en esta situación:

• La forma del nombre. El uso de dos apellidos, habitual en España y en toda América Latina, choca con frecuencia contra un documento redactado con uno solo. Casi siempre tiene arreglo, pero el arreglo está en una llamada a quien va a recibir el documento, no en una discusión en la mesa de la cocina. Avise al reservar.
• Su número no se anota. Según el 1 TAC § 87.50, un Notary Public de Texas no puede anotar en su libro de registro un número de identificación emitido por el gobierno, ningún otro número identificador, ni datos biométricos, incluida una huella digital. Si le preocupaba qué queda escrito en ese libro, esa regla es la respuesta. El artículo sobre qué anota un Notary Public de Texas sobre usted lo recorre punto por punto.

La señal de alarma que Texas convirtió en delito

En México, en buena parte de América Latina y en Europa continental, el cargo que suena parecido a "notary" lo ejerce un profesional del derecho con formación especializada, con facultad para redactar instrumentos y orientar sobre ellos. Un Notary Public de Texas no es eso. Es un testigo de firmas, sin facultad para redactar nada y sin facultad para orientar a nadie.

Texas trata la confusión entre ambos como un asunto penal, no como una cuestión de mercadotecnia. Según el Código de Gobierno de Texas § 406.017, comete delito quien, siendo Notary Public:

• § 406.017(a)(1): afirma o insinúa que tiene licencia para ejercer la profesión jurídica en este estado;
• § 406.017(a)(2) y (a)(3): solicita o acepta pago por preparar documentos para otra persona, o por representar sus intereses en un procedimiento judicial o administrativo, incluidos los relacionados con inmigración, o por obtener cualquier tipo de resolución en favor de otra persona ante cualquier funcionario, agencia o empleado del Estado de Texas o de Estados Unidos;
• § 406.017(a)(4): usa el término prohibido en español para anunciar servicios de Notary Public, ya sea en letreros, folletos, papelería u otra comunicación escrita, o por radio o televisión.

Las consecuencias son reales. La primera condena es un delito menor Clase A. La siguiente es un delito grave de tercer grado. Según el § 406.017(f), la infracción también es una práctica comercial engañosa bajo el capítulo 17 del Código de Negocios y Comercio de Texas, de modo que la persona perjudicada puede demandar por su cuenta. Y según el § 406.009(d)(2) junto con el 1 TAC § 87.31(4), es causa justificada para que la Secretaría de Estado de Texas suspenda o revoque la comisión.

Aparte de eso, el 1 TAC § 87.31(12) convierte en causa de sanción que un Notary Public se anuncie o se presente de cualquier forma como especialista o consultor en inmigración, o con cualquier otro título o descripción que refleje una supuesta experiencia en asuntos migratorios.

El aviso que debe acompañar un anuncio en otro idioma

Este punto conviene conocerlo porque le da una prueba que usted mismo puede aplicar.

El § 406.017(a)(5) convierte en delito anunciar servicios de Notary Public en un idioma distinto del inglés sin incluir un aviso conforme al § 406.017(b). Ese aviso debe declarar que el Notary Public no ejerce la profesión jurídica, debe aparecer en inglés y en el idioma del anuncio, debe estar en letras de tamaño visible, debe incluir las tarifas que un Notary Public puede cobrar y debe llevar esta declaración:

I AM NOT AN ATTORNEY LICENSED TO PRACTICE LAW IN TEXAS AND MAY NOT GIVE LEGAL ADVICE OR ACCEPT FEES FOR LEGAL ADVICE.

Se exigen las dos mitades. La frase sin la lista de tarifas es un aviso incompleto. Así que si encuentra un anuncio de servicios en español sin ese aviso por ninguna parte y sin las tarifas, quien lo publica o desconoce el § 406.017(b) o no le preocupa. Ninguna de las dos cosas es buena señal.

Una aclaración que suele perderse: el § 406.017(a-1) establece que ofrecer o prestar servicios de traducción de idiomas o de mecanografía, y cobrar por ellos, no infringe por sí mismo esta sección. La traducción es un negocio legítimo. El delito está en atribuirse una autoridad que no se tiene.

Traducir no es lo mismo que certificar

Gwen no traduce documentos y no los prepara. No es modestia: el § 406.016(d) y el § 406.017(a)(2) trazan ahí la línea. La traducción es una profesión aparte, con sus propios estándares.

Lo que sí ocurre a menudo, y funciona limpiamente, es esto: un traductor prepara la traducción y firma una declaración sobre ella, y esa declaración se certifica. Es un documento jurado como cualquier otro. El Notary Public toma el juramento o la afirmación, el traductor firma delante de ella y ella completa el certificado. Está dando fe de que el traductor juró esa declaración, no de que la traducción sea exacta. Pregunte a la agencia que recibirá el documento qué formato quiere antes de pagar nada.

Si el firmante está fuera de Estados Unidos

Una sesión en línea puede ser la salida. Según el § 406.110(a), un Online Notary Public de Texas puede actuar sin importar si el firmante se encuentra físicamente en Texas, mientras que el 1 TAC § 87.41(b) exige que el Online Notary Public sí esté físicamente en Texas en el momento del acto. La verificación de identidad y el análisis de credenciales ocurren dentro de la plataforma, así que conviene comprobar antes de reservar si una credencial extranjera es compatible.

Dos límites que hay que planear. Los testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios no se pueden certificar en línea en Texas, porque están excluidos de la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas de Texas (Código de Negocios y Comercio § 322.003; Código de Sucesiones § 251.051). Y una sesión en línea lleva una tarifa adicional de hasta $25 según el § 406.111, encima de la tarifa del § 406.024 por el acto en sí. La guía de tarifas hace las cuentas, y la guía comparativa explica cuándo conviene una sesión remota y cuándo no.

Antes de reservar

• Diga en qué idioma se siente más cómodo el firmante y si habrá intérprete.
• Confirme que el intérprete no tiene interés en el documento.
• Revise que cada firmante tenga identificación con foto, del gobierno y vigente, y traiga la tarjeta física.
• Avise de cualquier diferencia entre el nombre de la identificación y el del documento.
• Lleve el documento completo, llenado por usted y sin firmar, sin espacios en blanco y con su certificado del acto adjunto.
• Si el documento va a otro país, planee también la apostilla: solo la Secretaría de Estado de Texas puede emitirla, a $15 por apostilla.

Envíele los datos a Gwen y le confirmará la ventana de la cita, la identificación que debe traer y la tarifa completa antes de salir. Si es su primera vez, la guía paso a paso cubre todo el proceso, y lo que un Notary Public de Texas puede y no puede hacer marca los límites.

Gwen es Notary Public del Estado de Texas. No ejerce la profesión jurídica, no puede orientarle sobre la ley ni decirle qué documento necesita. Certifica firmas en documentos que usted provee; no los prepara, redacta, elige, traduce ni opina sobre ellos.