Cómo usar un Notary Public en Texas: guía paso a paso

Casi todas las certificaciones que salen mal salen mal por una de cinco razones: el firmante ya había firmado, una identificación estaba vencida, un nombre no coincidía, faltaba alguien que tenía que firmar, o el documento todavía tenía espacios en blanco. Las cinco se evitan en los dos minutos previos a reservar la cita.

Este es el proceso completo, en orden, para una firma en cualquier parte de Texas.

Paso 1: Averigüe qué necesita el documento

Mire la última página. Casi todos los documentos que requieren certificación traen impreso un certificado: un bloque de texto con espacio para el condado, la fecha, la firma del Notary Public y el sello. Lea de cuál se trata:

• "Acknowledged before me": un reconocimiento. Usted confirma que la firma es suya.
• "Subscribed and sworn to before me": una declaración jurada. Usted firma delante del Notary Public y jura que el contenido es verdadero.

Si no hay ningún certificado, el Notary Public no puede escogerlo por usted. Elegir entre uno y otro cambia lo que usted está afirmando, así que esa decisión le corresponde a usted, a su attorney o a la agencia que emitió el formulario. Llame a quien va a recibir el documento y pregunte cuál necesita.

Paso 2: Reserve

Cuando contacte a Gwen, los datos útiles son:

• Qué documento es (carta poder, escritura, declaración jurada, transferencia de título, paquete de préstamo).
• Cuántas firmas hay que certificar y cuántos firmantes distintos son.
• Si el documento exige testigos.
• Dónde y cuándo: su casa, una oficina, un cuarto de hospital, un centro de cuidados o una sesión en línea.
• Cualquier cosa fuera de lo común: un nombre que no coincide con la identificación, alguien que no puede sostener la pluma, alguien con inglés limitado.

Usted recibe la cotización antes de reservar: la tarifa del acto según el Código de Gobierno de Texas § 406.024 y, si es visita a domicilio, la tarifa de viaje en renglón aparte. La guía de tarifas explica qué significan esas cifras.

Paso 3: No firme antes

Es el error más común, y conviene entenderlo en vez de solo obedecerlo.

En una declaración jurada, firmar antes lo arruina. El certificado dice que usted suscribió el documento delante del Notary Public. Si ya lo firmó en su casa, esa afirmación es falsa y el certificado no se puede completar. La solución es una copia nueva o, en algunos documentos, otro certificado, y ninguna de las dos cosas conviene descubrirla en la mesa.

En un reconocimiento, una firma previa es técnicamente aceptable, porque lo que usted reconoce es que la firma es suya. Pero muchas veces usted no sabrá de antemano qué certificado trae el documento, y algunas agencias receptoras rechazan sin más un documento firmado antes de la fecha del acto. La regla segura es la misma en ambos casos: tráigalo sin firmar.

Paso 4: Traiga la identificación correcta

Cada firmante necesita su propia identificación con foto, del gobierno y vigente. En la práctica: licencia de conducir o tarjeta de identificación de Texas, pasaporte estadounidense o extranjero, identificación militar, o tarjeta de residencia permanente. Traiga la tarjeta física. Una fotocopia, una foto en el teléfono o una imagen en la cartera digital no son lo mismo.

Vencida es vencida. Una identificación que expiró el mes pasado sigue estando vencida, por evidente que sea la foto. Si la suya venció, dígalo al reservar: puede haber otra vía, pero hay que organizarla con antelación y no improvisarla.

Paso 5: Resuelva antes las diferencias de nombre

El nombre del documento y el de la identificación tienen que poder conciliarse. El principio general es que el Notary Public puede trabajar con un nombre en el documento que sea igual o más corto que el de la identificación: la identificación puede traer más, no menos.

Si su identificación dice "Roberto Jaime Whitfield", un documento a nombre de "Roberto J. Whitfield" o "Roberto Whitfield" normalmente funciona. Uno a nombre de "Beto Whitfield" o "Roberto Jaime Whitfield III" es un nombre distinto, no uno más corto.

El matrimonio, el divorcio y los trámites migratorios producen estas diferencias todo el tiempo. Ninguna es irresoluble, pero todas se resuelven más rápido con una llamada a quien va a recibir el documento que con una discusión en la mesa de la cocina. Menciónelo al reservar.

Paso 6: Consiga los testigos por su cuenta

Testigo y Notary Public son papeles distintos. El Notary Public verifica la identidad y ejecuta el certificado. El testigo observa cómo usted firma y firma a su vez dando fe de ello. Algunos documentos necesitan ambos; muchos no necesitan ninguno.

Cuando el documento sí pide testigos, la regla segura es que el testigo sea un adulto capaz sin interés en el documento: no un beneficiario, no el apoderado nombrado en él, no el cónyuge de ninguno de los dos, y no el Notary Public. En documentos de herencia esto pesa mucho, y se explica en la guía sobre testamentos y cartas poder en Texas.

Consejo práctico: consiga a sus testigos antes de la cita. Vecinos, compañeros de trabajo y amigos adultos sirven. Al personal de hospital normalmente no se le permite ser testigo. Gwen no proporciona testigos, así que traiga los suyos, cada uno con identificación con foto. Pregunte a quien preparó el documento cuántos exige.

Paso 7: Llene primero los espacios en blanco

No se puede certificar un documento con espacios en blanco pensados para llenarse. No es quisquillosidad: un documento firmado y sellado con campos vacíos puede completarlo cualquiera después, y el sello hace que el cambio parezca autorizado.

Revise el documento antes. Llene todo campo que aplique. Donde de verdad no aplique, escriba "N/A" en lugar de dejarlo vacío. No llene el bloque del certificado: el condado, la fecha y el sello le corresponden al Notary Public.

Paso 8: La cita

1. Todos los que firman están presentes, con su propia identificación.
2. El Notary Public revisa cada identificación por separado.
3. Confirma qué acto pide el certificado.
4. Si es declaración jurada, toma el juramento o la afirmación y usted firma delante de ella. Si es reconocimiento, usted confirma que la firma es suya.
5. Completa el certificado, firma y estampa su sello.
6. Anota el acto en su libro de registro, que Texas ahora exige conservar diez años.

De quince a veinte minutos para un solo documento. Más para un paquete de préstamo, sobre todo por la cantidad de páginas.

Su lista antes de la cita

• Todos los firmantes estarán presentes (o en la sesión en línea).
• Cada firmante tiene identificación con foto, del gobierno y vigente, en tarjeta física.
• El documento está completo, sin espacios en blanco, con "N/A" donde un campo no aplica.
• El documento todavía no está firmado.
• El certificado viene adjunto y usted sabe si es reconocimiento o declaración jurada.
• Usted consiguió los testigos necesarios, cada uno tiene identificación con foto y ninguno tiene interés en el documento.
• Los nombres del documento concilian con los de las identificaciones, y usted ya avisó de cualquier diferencia.
• Usted sabe la dirección, la ventana de horario y la tarifa cotizada.
• Tiene una pluma y una superficie plana para firmar.

Qué se lleva al final

Su documento, con el certificado completado, la firma del Notary Public y su sello. Nada más. El Notary Public no se queda con una copia de su documento, no lo presenta ante el secretario del condado, no inscribe escrituras y no lo envía a ningún lado: eso serían servicios aparte que usted tendría que pedir expresamente.

Si el documento va a otro país, la certificación es solo el primer paso; después necesita una apostilla de la Secretaría de Estado de Texas, que cuesta $15 por documento y solo el Estado puede emitir. La guía de tarifas lo cubre.

Si algo no cuadra

Un Notary Public que se niega a continuar está haciendo su trabajo. Las negativas con las que se puede topar (sin identificación válida, con espacios en blanco, un firmante que no entiende lo que firma, un firmante ausente, o un acto en el que el Notary Public tendría interés económico) existen porque la certificación hecha de todos modos es la que falla después, casi siempre en el peor momento.

Casi todas se arreglan el mismo día. Diga lo que tiene al reservar y la cita será, casi siempre, sencilla.

Envíele los datos a Gwen y le confirmará la tarifa, la identificación y la ventana de la cita antes de salir. Si está comparando una visita en persona con una sesión remota, vea la comparación; si quiere las reglas de fondo, empiece por lo que un Notary Public de Texas puede y no puede hacer.

Gwen es Notary Public del Estado de Texas. No es attorney, no puede orientarle sobre la ley ni decirle qué documento necesita. Certifica firmas en documentos que usted provee; no los prepara, redacta, elige ni opina sobre ellos.